PFA-urile se organizeaza de regula in scopul desfasurarii unei meserii, activitati sau chiar afaceri singulare.

Existenta unui serviciu contabil dedicat nu este obligatoriu dar legislatia romaneasca este in continua schimbare si unui PFA neconectat la mediul fiscal ii poate fi destul de greu sa tina pasii cu modificarile legislative.

Contribuabilii care obtin venituri din activitati independente sunt obligati sa tina evidenta contabila in partida simpla. Aceasta presupune inregistrarea in Registrul jurnal de incasari si plati a incasarilor si platilor aferente unei perioade, tranzactii efectuate in numerar si prin banca. Fiscalitatea se bazeaza pe datele din contabilitatea in partida simpla, conform art. 48 din Codul fiscal.

Chiar daca denumirea este de contabilitate in partida simpla, in practica pare si chiar este destul de complexa.

Atunci sunteti obligat sa completati si sa pastrati permanent la sediul dvs. Registrul de Evidenta Fiscala (REF) – un document in care trebuie sa treceti totalul veniturilor si totalul cheltuielilor pentru intreaga perioada de activitate desfasurata in anul fiscal precedent pana la data depunerii Declaratiei unice privind impozitul pe venit si contributiile sociale datorate. REF vizeaza toti contribuabilii pentru care determinarea venitului anual se efectueaza in sistem real, iar completarea lui corecta are o importanta majora, el fiind documentul in baza caruia contribuabilul persoana fizica se autoimpune, atat pentru impozit, cat si pentru contributii. Incepând cu data de 15 ianuarie 2023 au intervenit o serie de modificari privind pastrarea documentelor financiar contabile. Vi le prezentăm în continuare:

Documentele contabile

Registrele de contabilitate obligatorii şi documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva persoanelor timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exerciţiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii.

Această măsură vizează inclusiv companiile care folosesc sisteme informatice de prelucrare automată a datelor:

„Persoanele (…) care utilizează sisteme informatice de prelucrare automată a datelor au obligaţia să asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, controlul şi păstrarea acestora pe suporturi tehnice timp de 5 ani calculaţi de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exerciţiului financiar în care au fost întocmite.”

Din punct de vedere legislativ aceasta activitate este reglementata prin legea nr.571/2003 privind codul fiscal, si de OUG nr. 44 din 16 aprilie 2008 privind desfasurarea activitatilor economice de catre persoanele fizice autorizate, intreprinderile individuale si intreprinderile familiale Modificata prin OUG nr. 38/2009.

Noua reglementare se referă și la firmele care sunt obligate să utilizeze case de marcat, conform OUG 28/1999. Mai precis, memoria fiscală a acestor aparate va trebui să permită acumularea și conservarea de date timp de cinci ani, în loc de zece ani, iar memoriile fiscale înlocuite vor trebui arhivate, de asemenea, cinci ani, în loc de zece ani. Totodată, regula păstrării timp de cinci ani este introdusă și pentru obligația de arhivare a registrului special folosit când o casă de marcat este defectă (termenul actual este de zece ani).

Noua lege mai prevede, pentru arhivarea statelor de salarii, o perioadă-standard de cinci ani, fără niciun fel de condiționare legată de declarațiile 112 și 205, cum era anterior. Automat, aceasta înseamnă că atât statele de salarii, cât și dosarele personale ale angajaților vor fi arhivate numai cinci ani.

Cadru legal:

Legea 36/2023 a fost publicată joi în Monitorul Oficial, în vigoare de la 15 ianuarie 2023